Volledige help voor alle modules van Speedy Invoice.

Eerste start na inloggen, overzicht van de belangrijkste cijfers.

Overzicht & doel van het dashboard

Het dashboard is de startpagina na het inloggen. Hier zie je in één oogopslag hoe je bedrijf ervoor staat: openstaande bedragen, recente facturen en de laatste activiteiten in het systeem.

De gegevens op het dashboard worden gevoed vanuit de facturen- en logtabellen. De grafieken en tegels reageren op de gekozen periode, zodat je eenvoudig kunt schakelen tussen korte en lange termijn.

Belangrijkste onderdelen

• KPI-tegels met openstaand bedrag, te ontvangen bedrag, aantal klanten en aantal facturen deze maand.
• Lijst met recent aangemaakte facturen, inclusief datum, status, klant en totaalbedrag.
• Activiteitenstream met de laatste logregels (bijvoorbeeld aangemaakte facturen of gewijzigde klanten).
• Grafiek met omzet en creditfacturen per dag in de gekozen periode.
• Overzicht van facturen per status (concept, verzonden, betaald, achterstallig, geannuleerd).
• Topklantenlijst op basis van gefactureerde omzet in de gekozen periode.

Typische workflow

1. Log in met je gebruikersnaam en wachtwoord; je komt automatisch op het dashboard terecht.
2. Kies rechtsboven op het dashboard een periode (bijvoorbeeld 7, 30, 90 of 365 dagen) om de cijfers te filteren.
3. Controleer de KPI-tegels om snel te zien hoeveel facturen nog openstaan en hoeveel omzet je hebt gedraaid.
4. Bekijk in de lijst met recente facturen welke facturen net zijn aangemaakt of van status zijn veranderd.
5. Gebruik de activiteitenstream om te controleren welke acties recent zijn uitgevoerd (bijvoorbeeld nieuwe facturen of gewijzigde klanten).
6. Klik vanuit het dashboard door naar de facturen- of klantenmodule om details te bekijken of acties uit te voeren.

Filtermogelijkheden op het dashboard

• Met het statusfilter boven het dashboard kun je cijfers en lijsten beperken tot facturen met een bepaalde status (bijvoorbeeld concept, verzonden, betaald, achterstallig of geannuleerd).
• Via de datumvelden kun je een eigen periode kiezen naast de vaste knoppen (7, 30, 90 of 365 dagen). Het dashboard herberekent de grafieken en overzichten op basis van deze periode.
• Op kleinere schermen gebruik je de knop Filters om een apart filtervenster te openen. De gekozen filters worden daarna op alle kaarten, grafieken en tabellen toegepast.

Handige tips & interpretatie

• Gebruik de verschillende periodes om trends te ontdekken (bijvoorbeeld groei ten opzichte van vorige maand of vorig jaar).
• Let op een opeenstapeling van achterstallige facturen in de statusgrafiek: dit is een signaal om opvolging te doen.
• Gebruik de topklantenlijst om snel te zien welke klanten het belangrijkste zijn voor je omzet.
• Controleer regelmatig de activiteitenstream om onverwachte wijzigingen of foutieve acties snel op te pikken.

Gebruikers aanmaken, rollen toekennen en toegang beheren.

Overzicht & doel van gebruikersbeheer

In de gebruikersmodule beheer je wie kan inloggen in het systeem, welke rechten iemand heeft en of een account actief is. Dit is de plek waar je nieuwe collega’s toevoegt en oude accounts blokkeert.

Belangrijkste onderdelen

• Tabel met alle gebruikers inclusief naam, e-mailadres, rol en status (actief/geblokkeerd).
• Knop Nieuwe gebruiker om snel een nieuw account aan te maken.
• Modal om gebruikersgegevens te bewerken, waaronder rol, wachtwoord en actief-status.
• Rollensysteem met minimaal rollen voor beheerder en standaardgebruiker.
• Indicatoren in het overzicht voor actieve of geblokkeerde accounts.

Typische workflow: nieuwe gebruiker aanmaken

1. Klik op Nieuwe gebruiker in het gebruikersoverzicht.
2. Vul naam en e-mailadres in zoals deze ook in notificaties mogen verschijnen.
3. Kies de juiste rol (bijvoorbeeld beheerder voor volledige toegang of gebruiker voor beperkte toegang).
4. Stel een wachtwoord in of laat het systeem dit genereren, afhankelijk van de instellingen.
5. Laat Actief aangevinkt zodat de gebruiker direct kan inloggen.
6. Sla de gebruiker op en deel de inloggegevens veilig met de collega.

Typische workflow: gebruikers beheren

1. Gebruik het overzicht om snel te zien wie toegang heeft en welke rol is toegewezen.
2. Klik op een gebruiker om gegevens te wijzigen, zoals e-mailadres of rol.
3. Schakel de Actief-schakelaar uit als iemand het bedrijf verlaat of tijdelijk geen toegang nodig heeft.
4. Wijzig het wachtwoord wanneer iemand dit is vergeten of als je een beveiligingsincident vermoedt.

Handige tips & veelgemaakte fouten

• Beperk het aantal beheerdersrollen tot een klein aantal vertrouwde gebruikers.
• Deactiveer accounts van oud-medewerkers direct in plaats van het wachtwoord alleen te wijzigen.
• Gebruik duidelijke namen en e-mailadressen, zodat je in de logs makkelijk kunt zien wie een actie heeft uitgevoerd.

Rollen en toegang, inclusief developer

In Speedy Invoice worden rechten vooral via rollen geregeld. Per gebruiker kies je een rol, bijvoorbeeld admin, user, boekhouder of helpdesk. Daarnaast is er een speciale rol developer voor ontwikkelaars die alleen met bugmeldingen werken.

• Gebruik admin alleen voor beheerders die alle modules mogen zien en instellingen mogen wijzigen.
• Gebruik rollen als user, boekhouder of administratie voor medewerkers die slechts een deel van de modules nodig hebben.
• Gebruik de rol developer voor externe of interne ontwikkelaars die bugs oplossen maar geen toegang hoeven te hebben tot facturen, klanten of instellingen.
• In combinatie met de bugmodule kun je afspreken dat alleen gebruikers met rol developer (en eventueel admins) bugmeldingen mogen beheren en de voortgang mogen bijwerken.
• Leg in je eigen procedures vast wie welke rol mag krijgen en controleer periodiek of rollen nog passen bij de functie van de gebruiker.

Welke modules horen bij welke rol?

Extra onderdelen in het gebruikersoverzicht

• Boven de tabel kun je filteren op rol, status en zoektekst (naam of e-mailadres) om snel de juiste gebruiker te vinden.
• Status-icoontjes en kleuren geven in één oogopslag weer of een account actief, geblokkeerd of tijdelijk uitgeschakeld is.

Beveiliging: wachtwoorden en toegang

• Gebruik sterke, unieke wachtwoorden per gebruiker en wijzig wachtwoorden direct na een beveiligingsincident of bij vermoeden van misbruik.
• Deel logingegevens bij voorkeur niet via e-mail maar via een veilig kanaal (bijvoorbeeld telefonisch of een wachtwoordmanager).
• Laat gebruikers zich standaard afmelden op gedeelde apparaten en zorg dat ongebruikte accounts worden gedeactiveerd.

Hoe gebruikers en rollen samenhangen met andere modules

• In de logmodule kun je per gebruiker terugzien welke acties zijn uitgevoerd, bijvoorbeeld aangemaakte facturen of gewijzigde instellingen.
• De rol developer wordt vooral gebruikt in combinatie met de bugmodule, zodat ontwikkelaars alleen toegang hebben tot bugmeldingen.
• Wanneer je met een klantportal of client panel werkt, bepaalt de combinatie van rollen en rechten welke onderdelen een klant of externe gebruiker kan zien.

Definieer welke rollen er zijn en welke modules/acties zij mogen gebruiken.

Overzicht & doel van rollen

In de rollenmodule bepaal je welke typen gebruikers er zijn in het systeem (bijvoorbeeld admin, user, boekhouder, administratie, helpdesk en developer) en welke modules of acties zij mogen gebruiken. Door met rollen te werken, hoef je niet per gebruiker alle rechten apart in te stellen.

Belangrijkste onderdelen

• Overzicht van alle beschikbare rollen met naam, korte omschrijving en status (actief/in gebruik).
• Detailweergave per rol met een matrix van modules en rechten (bijvoorbeeld alleen lezen, bewerken, beheren).
• Koppeling tussen rollen en gebruikers: per rol zie je welke gebruikers deze rol gebruiken.
• Mogelijkheid om nieuwe rollen aan te maken of bestaande rollen aan te passen (afhankelijk van je licentie en installatie).

Typische workflow: nieuwe rol definiëren

1. Bedenk eerst welke type gebruiker je wilt ondersteunen (bijvoorbeeld alleen facturen maken, of alleen boekhouding inzien).
2. Maak een nieuwe rol aan met een herkenbare naam, zoals boekhouder extern of helpdesk beperkt.
3. Stel in welke modules zichtbaar mogen zijn voor deze rol en of de gebruiker alleen mag lezen of ook mag bewerken.
4. Koppel de rol daarna aan één of meer gebruikers in de gebruikersmodule.
5. Test met een testgebruiker of de rechten in de praktijk kloppen voordat je de rol breder uitrolt.

Typische workflow: rollen onderhouden

1. Controleer periodiek of rollen nog aansluiten bij de functies in je organisatie.
2. Pas bestaande rollen aan als er modules bijkomen of wegvallen, of als processen veranderen.
3. Verwijder of deactiveer rollen die niet meer worden gebruikt, om het overzicht simpel te houden.

Handige tips & aandachtspunten

• Begin met een klein aantal rollen (bijvoorbeeld admin, user, boekhouder, helpdesk en developer) en breid pas later uit.
• Documenteer intern wat elke rol precies mag, zodat collega's weten welke rol zij nodig hebben.
• Gebruik de rol developer alleen voor ontwikkelaars die met bugmeldingen werken en geen toegang hoeven tot facturen of klantgegevens.
• Combineer de rollenmodule met de gebruikers- en logmodule om regelmatig te controleren of rechten nog kloppen.

Hoe rollen samenhangen met andere modules

• In de gebruikersmodule ken je per gebruiker precies één rol toe (of in sommige installaties meerdere). De rol bepaalt welke modules zichtbaar zijn.
• In de logmodule kun je per gebruiker zien welke acties zijn uitgevoerd; via de rol begrijp je welke rechten die gebruiker had.
• Voor ontwikkelaars kun je een rol definiëren die alleen toegang heeft tot de bugmodule en eventueel logs, zodat privacy rond klant- en factuurdata beter is geborgd.

Klanten en contactgegevens beheren voor facturatie.

Belangrijkste onderdelen

• Tabel met klanten en een zoekveld om snel te filteren op bedrijfsnaam, contact, e‑mail of plaats.
• Volledige adres- en contactgegevens die automatisch worden gebruikt in facturen en e‑mails.
• Mogelijkheid om klanttype, rechtsvorm, BTW‑nummer en KvK‑nummer vast te leggen.
• Overzicht van gekoppelde facturen en projecten per klant (indien geactiveerd).
• Snelle acties zoals klant bewerken, archiveren of direct een nieuwe factuur voor deze klant starten.

Typische workflow

1. Klik op Nieuwe klant en vul minimaal de bedrijfsnaam in.
2. Vul adres, contactpersoon en e‑mail in voor facturatie en communicatie.
3. Leg optioneel BTW‑nummer, KvK‑nummer en klanttype vast voor rapportages.
4. Gebruik de zoekbalk om een bestaande klant terug te vinden wanneer je een factuur maakt.
5. Open een klant om gekoppelde facturen en projecten te bekijken en direct door te klikken.

Handige tips & veelgemaakte fouten

• Gebruik consistente klantnamen (bijvoorbeeld altijd de officiële bedrijfsnaam) om dubbele klanten te voorkomen.
• Controleer BTW‑ en KvK‑nummers bij nieuwe klanten zodat facturen direct correct zijn.
• Maak gebruik van de zoekbalk boven de tabel in plaats van handmatig door de pagina’s te bladeren.
• Archiveer oude of inactieve klanten in plaats van ze te verwijderen, zodat de factuurhistorie intact blijft.

Extra onderdelen in het klantenoverzicht

• Met de knop Exporteren maak je een bestand van de klantenlijst op basis van de huidige filters en paginering.
• Onderaan het overzicht bepaal je hoeveel regels per pagina getoond worden en navigeer je met Vorige/Volgende door de pagina's.
• Via de projecten-modal zie je per klant een samenvatting en een lijst met gekoppelde projecten.
• De grafieken tonen samenvattingen zoals klanten per type, per rechtsvorm, topsteden en topomzet per klant.

Detailscherm van een klant

• In de detailmodal zie je in één scherm de belangrijkste gegevens van een klant: type, contact, e-mail, telefoon, adres en woonplaats.
• Daarnaast zie je, indien ingevuld, BTW-nummer, KvK-nummer en rechtsvorm, plus eventuele interne notities.

Beheer van klantportaal-templates en beschikbare variabelen.

Klantportaal & templating: overzicht voor beheerders

Het klantportaal in Speedy Invoice gebruikt losse templates om de voorkant voor je klanten vorm te geven. Als beheerder kun je zelf de HTML/PHP-templates aanpassen zonder dat je direct in de kern van de applicatie hoeft te werken. Deze pagina legt uit hoe de client_panel-templates zijn opgebouwd, waar je de bestanden vindt en welke variabelen je veilig kunt gebruiken.

Waar vind ik de klantportaal-templates?

• De klantportaal-templates staan in de map templates/ van je installatie.
• Specifieke client_panel-templates (dashboard, facturenoverzicht, offertes, diensten, enz.) hebben een eigen .tpl-bestand. Deze bestanden worden ingeladen via de client_panel-module.
• Er is een apart intern variabelenoverzicht beschikbaar voor ontwikkelaars en beheerders. Dit wordt niet automatisch in het portaal getoond, maar geeft een overzicht van alle beschikbare variabelen en een voorbeeld van veilig gebruik in PHP.

Hoe werken de variabelen in het klantportaal?

• Alle variabelen voor het klantportaal worden centraal opgebouwd in modules/client_panel/context.php. Je hoeft dus niet zelf databasevelden op te halen in de templates.
• Voorbeelden van klantvariabelen zijn $client_is_logged_in, $client_display_name, $client_email en $client_address_line. In het interne variabelenoverzicht zie je de volledige lijst met alle beschikbare variabelen en hun betekenis.
• Gebruik in je templates altijd de veilige variabelen uit deze contextlaag. Zo voorkom je dat interne of technische velden (zoals ruwe databasekolommen) per ongeluk in het klantportaal of in e-mails terechtkomen.
• In PHP-blokken binnen de template kun je variabelen veilig afdrukken met htmlspecialchars(...). In het interne variabelenoverzicht staat een volledig voorbeeld van veilige weergave.

Koppeling met e-mailsjablonen

• Naast de schermtemplates voor het klantportaal zijn er ook e-mailsjablonen in de map mailtemplates/ (bijvoorbeeld voor facturen en proforma’s).
• Ook in deze e-mailsjablonen worden klant- en factuurgegevens gevuld via een contextlaag. De opzet is vergelijkbaar met het klantportaal: je werkt met voorbereide variabelen in plaats van directe databasekolommen.
• Dit zorgt ervoor dat je teksten en opmaak in de e-mails kunt wijzigen zonder logica te breken. Let er wel op dat je alleen bestaande placeholders/variabelen gebruikt of nieuwe variabelen centraal in de code laat toevoegen.

Stap-voor-stap: een klantportaal-template aanpassen

1. Maak eerst een back-up van de bestaande .tpl-bestanden (bijvoorbeeld door ze te kopiëren naar een _backup-map of via versiebeheer zoals Git).
2. Open het betreffende client_panel_*.tpl-bestand in een editor. Let op dat je alleen de HTML-opmaak en de bestaande PHP-variabelen wijzigt.
3. Wil je extra klantgegevens tonen? Controleer eerst in het interne variabelenoverzicht of hier al een geschikte variabele voor bestaat (bijvoorbeeld weergavenaam, e‑mail of adresregels).
4. Voeg de variabele toe waar je deze wilt tonen en gebruik de voorbeelden uit het overzichtsbestand (met htmlspecialchars) om de uitvoer veilig te houden.
5. Sla het bestand op en test het klantportaal door in te loggen als testklant. Controleer of de layout en teksten correct worden weergegeven op verschillende schermen (dashboard, facturen, offertes, diensten, enz.).

Volledige variabelenlijst voor het klantportaal

Algemene variabelen

Klantgegevens (veilige, logische velden)

Voorbeeldgebruik in een template

<h2>Welkom, <?php echo htmlspecialchars($client_display_name, ENT_QUOTES, 'UTF-8'); ?></h2>

<p>
    <strong>Contactpersoon:</strong>
    <?php echo htmlspecialchars($client_contact_name, ENT_QUOTES, 'UTF-8'); ?><br>
    <strong>E-mail:</strong>
    <?php echo htmlspecialchars($client_email, ENT_QUOTES, 'UTF-8'); ?><br>
    <strong>Telefoon:</strong>
    <?php echo htmlspecialchars($client_phone, ENT_QUOTES, 'UTF-8'); ?>
</p>

<p>
    <strong>Adres:</strong><br>
    <?php echo htmlspecialchars($client_address_line, ENT_QUOTES, 'UTF-8'); ?><br>
    <?php echo htmlspecialchars($client_postal_city, ENT_QUOTES, 'UTF-8'); ?><br>
    <?php echo htmlspecialchars($client_country, ENT_QUOTES, 'UTF-8'); ?>
</p>

Best practices & tips

• Vermijd directe SQL-queries of ruwe databasevelden in de templates. Laat nieuwe variabelen altijd toevoegen in modules/client_panel/context.php zodat alles centraal en veilig wordt beheerd.
• Gebruik consistente opmaak en taal in alle client_panel-templates en e-mailsjablonen, zodat klanten een herkenbare huisstijl zien.
• Test wijzigingen altijd eerst op een staging-/testomgeving voordat je ze naar productie zet.
• Documenteer belangrijke template-aanpassingen kort (wat is aangepast, wanneer en waarom) zodat toekomstige beheerders snel zien wat er is gedaan.

Leveranciers en crediteuren voor inkoopfacturen.

Overzicht & doel van de debiteurenmodule

In de debiteurenmodule beheer je leveranciers en crediteuren die je gebruikt bij inkoopfacturen. Hier leg je adres- en betaalgegevens vast, zoals IBAN, betaaltermijnen en BTW-/KvK-nummers.

Belangrijkste onderdelen

• Tabel met debiteuren inclusief bedrijfsnaam, contactpersoon, e‑mail, telefoon en plaats.
• Zoekveld boven de tabel om snel te filteren op naam, contact of andere velden.
• Knop Nieuwe debiteur om een nieuwe leverancier/crediteur vast te leggen.
• Uitgebreide modal met velden voor adres, BTW‑nummer, KvK‑nummer, IBAN en betaaltermijnen.
• Mogelijkheid om debiteuren te bewerken of te verwijderen (met bevestigingsscherm).

Typische workflow: nieuwe debiteur toevoegen

1. Klik op Nieuwe debiteur in het debiteurenoverzicht.
2. Vul de bedrijfsnaam en contactpersoon in zoals deze op inkoopfacturen mag verschijnen.
3. Voer adresgegevens en land in, zodat rapportages en exports volledig zijn.
4. Leg BTW‑nummer, KvK‑nummer en IBAN vast, zodat je later eenvoudig kunt controleren en betalen.
5. Kies een standaard betaaltermijn voor deze debiteur (bijvoorbeeld 14, 30 of 60 dagen).
6. Sla op; de debiteur kan nu gekozen worden bij het aanmaken van inkoopfacturen.

Typische workflow: debiteuren beheren

1. Gebruik het zoekveld om snel een bestaande debiteur te vinden.
2. Open een debiteur om gegevens te actualiseren, bijvoorbeeld bij een adreswijziging of bankrekeningwijziging.
3. Verwijder alleen debiteuren als er nog geen gekoppelde inkoopfacturen zijn; anders gebruik je bij voorkeur een archiveringsoptie.

Handige tips & veelgemaakte fouten

• Controleer bij nieuwe debiteuren altijd het IBAN en BTW‑nummer om fouten in betalingen te voorkomen.
• Gebruik consistente naamgeving (bijvoorbeeld officiële bedrijfsnaam) voor betere rapportages.
• Leg standaard betaaltermijnen vast zodat de vervaldatum van inkoopfacturen automatisch goed staat.

Extra onderdelen in het debiteurenoverzicht

• Met de knop Exporteren maak je een bestand van de debiteurenlijst op basis van de huidige filters en paginering.
• Onderaan het overzicht bepaal je hoeveel regels per pagina worden getoond en navigeer je met Vorige/Volgende door de pagina's.

Detailscherm van een debiteur

• In de detailmodal zie je de belangrijkste gegevens van een debiteur: bedrijfsnaam, contact, e-mail, telefoon en adres.
• Daarnaast zie je BTW-nummer, KvK-nummer, IBAN en de afgesproken betaaltermijn, plus eventuele interne notities.

Debiteur verwijderen

• Bij het verwijderen van een debiteur verschijnt een bevestigingsscherm. Controleer altijd of er geen belangrijke inkoopfacturen meer aan de debiteur gekoppeld zijn voordat je definitief verwijdert.

Producten, hostingpakketten en categorieën.

Overzicht & doel van producten en diensten

In de productenmodule beheer je alle producten en diensten die je op verkoopfacturen kunt gebruiken. Hier leg je prijzen, BTW, eenheid en categorieën vast en beheer je hostingpakketten of andere typen diensten.

Belangrijkste onderdelen

• Tegel- of kaartoverzicht van producten met naam, prijs, BTW-tarief en categorie.
• Knoppen om productcategorieën en verkoopcategorieën (bijvoorbeeld hosting, domeinen) te beheren.
• Productmodal met velden voor naam, omschrijving, prijs, BTW, eenheid en actieve status.
• Ondersteuning voor productafbeeldingen (bijvoorbeeld logo’s of pictogrammen) via een uploadveld.
• Beheer van categorieën, inclusief systeemcategorieën die gekoppeld zijn aan bestelprocessen.

Typische workflow: nieuw product aanmaken

1. Klik op Nieuw product in het productenoverzicht.
2. Vul een duidelijke productnaam en een korte omschrijving in.
3. Stel de standaardverkoopprijs ex. BTW en het juiste BTW-tarief in.
4. Kies de eenheid (bijvoorbeeld stuk, uur of maand) passend bij jouw dienstverlening.
5. Koppel het product aan een categorie zodat het in overzichten en het bestelformulier logisch gegroepeerd wordt.
6. Sla het product op; het is nu beschikbaar in de productkiezer bij facturen.

Typische workflow: categorieën beheren

1. Open het categoriebeheer via de knop Categorieën beheren.
2. Voeg nieuwe categorieën toe voor logische groepering, bijvoorbeeld “Hosting”, “Onderhoud” of “Consultancy”.
3. Gebruik verkoopcategorieën om te bepalen hoe producten in het bestelformulier worden weergegeven en verwerkt.

Handige tips & veelgemaakte fouten

• Gebruik duidelijke namen en omschrijvingen zodat collega’s en klanten direct begrijpen wat het product is.
• Houd BTW-tarieven consistent en controleer wijzigingen bij aanpassingen in de wetgeving.
• Gebruik categorieën en verkoopcategorieën om rapportages en bestelformulieren overzichtelijk te houden.

Extra onderdelen in het productenoverzicht

• Bovenin het overzicht kun je zoeken op productnaam, categorie en eventueel actieve status om snel het juiste product te vinden.
• Onderaan het scherm kies je hoeveel producten per pagina worden getoond en navigeer je met Vorige/Volgende door de lijst.
• Met de knoppen voor categoriebeheer open je modals om productcategorieën en verkoopcategorieën aan te maken of te wijzigen.
• Indien geactiveerd kun je via aparte knoppen producten importeren of exporteren, bijvoorbeeld voor koppeling met een webshop of boekhoudpakket.

Detailscherm van een product

• In de productmodal beheer je alle kernvelden: naam, (korte) omschrijving, prijs, BTW-tarief, eenheid (bijv. uur, stuk, maand) en of het product actief is.
• Je koppelt hier meteen de juiste productcategorie en verkoopcategorie zodat het product logisch wordt gegroepeerd in overzichten en bestelformulieren.
• Via het uploadveld kun je een productafbeelding toevoegen (bijvoorbeeld een logo of pictogram) die in overzichten of in de klantportal kan worden gebruikt.

Hoe producten samenhangen met andere modules

• Producten worden gebruikt als regels op verkoopfacturen en in proforma/offertes. Wijzig je een productprijs, dan heeft dat alleen effect op nieuwe facturen.
• Terugkerende diensten in de facturenmodule verwijzen vaak naar één of meerdere producten, zodat periodieke facturen automatisch met de juiste regels worden gevuld.
• Wanneer je een klantportal of bestelformulier gebruikt, bepalen product- en verkoopcategorieën hoe jouw diensten voor klanten worden gegroepeerd en getoond.

Projecten koppelen aan klanten en facturen.

Overzicht & doel van de projectenmodule

In de projectenmodule beheer je projecten die aan klanten en facturen gekoppeld kunnen worden. Je kunt hier projecten aanmaken, uren boeken en deze uren later omzetten naar facturen.

Belangrijkste onderdelen

• Overzicht van projecten met filters op status (gepland, actief, gepauzeerd, afgerond, geannuleerd).
• Projectmodal met velden voor naam, klant, omschrijving, status en actief-vlag.
• Detailweergave van een project met overzicht van geboekte uren en totalen.
• Mogelijkheid om uren te boeken op een project, inclusief datum, aantal uren en omschrijving.
• Functie om factureerbare uren te selecteren en hier direct een factuurvoorstel van te maken.

Typische workflow: nieuw project aanmaken

1. Klik op Nieuw project in het projectenoverzicht.
2. Geef het project een herkenbare naam en koppel het aan de juiste klant.
3. Vul een korte omschrijving in (bijvoorbeeld doel, scope of belangrijke afspraken).
4. Stel de status in (bijvoorbeeld “Actief”) en laat het project actief staan.
5. Sla het project op; je kunt nu uren gaan boeken.

Typische workflow: uren boeken en factureren

1. Open een project en klik op Uren boeken.
2. Vul datum, aantal uren en omschrijving in, en geef aan of de uren factureerbaar zijn.
3. Herhaal dit voor alle relevante werkzaamheden binnen het project.
4. Gebruik de optie Uren selecteren voor factuur om factureerbare uren te bundelen.
5. Controleer de selectie en maak vanuit hier direct een factuur in de facturenmodule.

Handige tips & veelgemaakte fouten

• Boek uren zo snel mogelijk na uitvoering in om geen tijd te vergeten.
• Gebruik duidelijke omschrijvingen, zodat klanten op de factuur precies zien wat er is gedaan.
• Sluit projecten af zodra het werk klaar is, zodat je overzicht houdt in actieve projecten.

Extra onderdelen in het projectenoverzicht

• Bovenin het overzicht kun je filteren op klant, status en zoektekst om snel het juiste project te vinden.
• Projecten kunnen gegroepeerd worden op status (bijvoorbeeld Actief of Afgerond) zodat je direct ziet waar nog werk openstaat.
• Onderaan het scherm kies je hoeveel projecten per pagina worden getoond en navigeer je met Vorige/Volgende door de lijst.

Detailweergave van een project

• In de detailweergave zie je de belangrijkste gegevens van het project: klant, omschrijving, status, start- en einddatum (indien gebruikt) en totalen van geboekte uren.
• Onder de basisgegevens staat een tabel met geboekte uren, inclusief datum, gebruiker, aantal uren en omschrijving.
• Vanuit deze detailweergave kun je nieuwe uren boeken, bestaande registraties aanpassen of factureerbare uren selecteren voor een factuur.

Hoe projecten samenhangen met andere modules

• Elk project is gekoppeld aan een klant uit de module Klanten. Zo kun je per klant rapporteren welke projecten er lopen en wat de totale bestede uren zijn.
• Wanneer je factureerbare uren selecteert, wordt in de facturenmodule een factuurvoorstel aangemaakt met regels per uurregistratie of samengevoegde totalen.
• Via de boekhoudingsoverzichten kun je projecten terugzien in omzetrapportages wanneer uren als gefactureerde omzet zijn geboekt.

Facturen aanmaken, filters, proforma en terugkerende diensten.

Overzicht & doel van de facturenmodule

In de facturenmodule beheer je alle verkoopfacturen, proforma’s en offertes. Je ziet een kaart- of tabeloverzicht, kunt filteren op status en periode, en opent vanuit hier modals om facturen aan te maken, te bewerken of te bekijken. Ook terugkerende diensten en kredietafhandelingen lopen via deze module.

Belangrijkste onderdelen

• Zoek- en filterbalk boven het overzicht om snel op factuurnummer, klant en status te filteren.
• Kaart- of tabelweergave van facturen met status, klant, totaalbedrag en belangrijkste acties.
• Paginering met keuze hoeveel facturen je per pagina wilt zien.
• Grafieken voor omzet per maand, topklanten en verdeling per factuurstatus.
• Modal voor terugkerende diensten om lopende abonnementen of contracten te beheren.
• Uitgebreide factuurmodal om een factuur (of proforma) aan te maken, regels toe te voegen en direct te verzenden.
• Productkiezer-modal om snel bestaande producten en diensten aan een factuurregel toe te voegen.
• Detailmodal om een bestaande factuur volledig in te zien, inclusief regels, totalen en opmerkingen.
• Speciale modals voor betalingen, crediteren en verrekenen van klanttegoed.

Typische workflow: nieuwe factuur maken

1. Klik op Nieuwe factuur in de werkbalk boven het overzicht.
2. Kies een klant uit de lijst; het systeem vult automatisch de factuurgegevens en standaardinstellingen in.
3. Controleer of factuurnummer, factuurdatum en vervaldatum correct zijn ingesteld.
4. Voeg factuurregels toe via de productkiezer of als vrije regel met eigen omschrijving en prijs.
5. Controleer de BTW-percentages per regel en de totalen onderaan (exclusief, BTW en inclusief).
6. Vul eventueel opmerkingen op de factuur in (bijvoorbeeld betalingscondities of referenties).
7. Kies of je de factuur als Proforma / concept wilt bewaren of direct wilt verzenden.
8. Sla de factuur op; vanuit het overzicht kun je deze later opnieuw openen, verzenden of downloaden als PDF.

Typische workflow: terugkerende diensten

1. Open het overzicht Terugkerende diensten via de knop boven het factuuroverzicht.
2. Gebruik de zoek- en statusfilters om specifieke abonnementen of contracten te vinden.
3. Controleer per regel de frequentie, startdatum, volgende factuurdatum en gekoppelde basisfactuur.
4. Gebruik de acties om een dienst te pauzeren, te beëindigen of om direct een nieuwe factuur op basis van de dienst te genereren.

Typische workflow: betaling registreren

1. Open een factuur in de detailmodal via het overzicht.
2. Klik op Markeer als betaald om de betaaldatum, betaalwijze en het bedrag vast te leggen.
3. Vul de gevraagde velden in (bedrag, betaalwijze, datum en optionele referentie) en sla op.
4. De factuurstatus wordt bijgewerkt naar betaald en de bedragen worden meegenomen in het dashboard en de grafieken.

Typische workflow: factuur crediteren

1. Open de factuur die je wilt crediteren in de detailmodal.
2. Klik op Crediteren en vul de reden voor crediteren in.
3. Kies hoe je de credit administratief afhandelt (bijvoorbeeld terugbetalen, verrekenen met een volgende factuur of alleen interne correctie).
4. Bevestig de actie; het systeem maakt een creditfactuur aan en verwerkt de bedragen in de overzichten.

Handige tips & veelgemaakte fouten

• Gebruik proforma’s wanneer een factuur eerst inhoudelijk akkoord moet worden gegeven voordat je deze definitief verstuurt.
• Controleer altijd de vervaldatum en betalingscondities om discussies met klanten te voorkomen.
• Maak gebruik van de statusfilters om snel achterstallige facturen te vinden en op te volgen.
• Gebruik terugkerende diensten voor abonnementen of periodieke facturen, zodat er automatisch voorstellen gegenereerd kunnen worden.
• Documenteer bij crediteringen altijd kort de reden in de interne notities voor latere naslag.

Creditaanvragen indienen en beoordelen

• Met de creditaanvraag-modal kun je voor een specifieke factuur een verzoek tot creditering indienen met een duidelijke reden.
• Een beheerder of boekhouder beoordeelt de aanvraag in een aparte modal en kan deze afwijzen of goedkeuren. Bij goedkeuring wordt de officiële creditfactuur aangemaakt.

Credit administratief afhandelen

• Met de modal voor administratieve afhandeling leg je vast welk bedrag van de credit je daadwerkelijk terugbetaalt of verrekent en op welke manier.
• Je kiest een verwerking zoals bankoverschrijving, iDEAL, kaartbetaling, contant, verrekening met een toekomstige factuur of interne boeking, plus een korte omschrijving/referentie.

Extra overzichten voor terugkerende diensten

• Via de modal met facturen voor een terugkerende dienst zie je alle facturen die uit die dienst zijn voortgekomen, inclusief nummer, datum, status en bedrag.
• Bij het beëindigen van een terugkerende dienst verschijnt een bevestigingsscherm waarin wordt uitgelegd dat er geen toekomstige facturen meer worden aangemaakt op basis van die dienst.

Filtermodal voor het factuuroverzicht

• Op kleinere schermen gebruik je de filtermodal om zoektekst en status te kiezen. Deze instellingen worden daarna toegepast op het kaartoverzicht en de paginering.

Inkoopfacturen registreren en koppelen aan debiteuren.

Overzicht & doel van de inkoopfacturenmodule

In de inkoopfacturenmodule beheer je alle inkomende facturen van leveranciers. Je kunt facturen registreren, regels toevoegen, BTW en grootboekrekeningen kiezen en betalingen vastleggen.

Belangrijkste onderdelen

• Overzicht van inkoopfacturen met filters op status (concept, ontvangen, goedgekeurd, betaald, geannuleerd).
• Zoekveld om snel te filteren op factuurnummer, debiteur of referentie.
• Modal om een inkoopfactuur vast te leggen, inclusief leverancier, bedragen, BTW en bijlagen.
• Mogelijkheid om factuurregels toe te voegen met omschrijving, aantal, prijs, BTW en grootboekrekening.
• Functies om facturen goed te keuren, als betaald te markeren en eventueel te verwijderen met bevestiging.

Typische workflow: nieuwe inkoopfactuur registreren

1. Klik op Nieuwe inkoop factuur in het inkoopoverzicht.
2. Kies een debiteur (leverancier) of maak er een aan in de debiteurenmodule.
3. Vul factuurnummer, factuurdatum, vervaldatum en referentie in.
4. Voeg één of meer regels toe met omschrijving, aantal, prijs en BTW-percentage.
5. Kies per regel een grootboekrekening zodat de kosten juist in de boekhouding terechtkomen.
6. Upload indien gewenst de originele factuur als PDF of afbeelding.
7. Sla de factuur op als ontvangen of goedgekeurd, afhankelijk van je interne proces.

Typische workflow: inkoopfactuur als betaald markeren

1. Open een inkoopfactuur en kies de optie om als betaald te markeren.
2. Vul betaalwijze, betaaldatum en optionele notitie (bijvoorbeeld bankreferentie) in.
3. Sla op; de status gaat naar betaald en de betaling wordt meegenomen in rapportages.

Handige tips & veelgemaakte fouten

• Leg elke inkoopfactuur direct vast, zodat je altijd een actueel overzicht van openstaande verplichtingen hebt.
• Kies consequent de juiste grootboekrekeningen om later makkelijk jaarrekeningen en rapportages te maken.
• Gebruik de status “Goedgekeurd” om facturen te scheiden die inhoudelijk al zijn gecontroleerd maar nog niet betaald.

Extra onderdelen in het inkoopoverzicht

• Boven het overzicht kun je filteren op status, periode en debiteur zodat je snel de juiste inkoopfacturen terugvindt.
• Met het zoekveld kun je zoeken op factuurnummer, referentie of omschrijving.
• Onderaan het scherm kies je hoeveel inkoopfacturen per pagina worden getoond en navigeer je met Vorige/Volgende door de lijst.

Detailweergave van een inkoopfactuur

• In de detailweergave zie je de belangrijkste gegevens van de inkoopfactuur: leverancier, factuurnummer, datum, vervaldatum, totaal en status.
• Daaronder staat een overzicht van alle factuurregels met omschrijving, aantal, prijs, BTW en grootboekrekening.
• Als je een PDF of afbeelding hebt geüpload, kun je deze hier openen om de originele factuur te bekijken.

Hoe inkoopfacturen samenhangen met andere modules

• Elke inkoopfactuur is gekoppeld aan een debiteur (leverancier) uit de debiteurenmodule, zodat je per leverancier een overzicht van uitgaven en openstaande posten hebt.
• De gekozen grootboekrekeningen bepalen hoe bedragen in de boekhoudingmodule en exports terechtkomen.
• Door vervaldata en betaaldatums goed in te vullen, kun je in rapportages snel zien welke uitgaven nog moeten worden betaald en wat dit betekent voor je cashflow.

Supporttickets registreren, beantwoorden en opvolgen.

Belangrijkste onderdelen

• Visueel board met kolommen voor de ticketstatus: Open, In behandeling, Wacht op klant en Gesloten.
• Kaarten per ticket met onderwerp, klantnaam, prioriteit en datum van aanmaken.
• Kleur- en tekstlabels voor prioriteit (Laag, Normaal, Hoog, Urgent) zodat urgente meldingen opvallen.
• Snelle filters boven het board voor status, prioriteit en een zoekveld op onderwerp, ticketnummer of klant.
• Detailweergave per ticket met berichtenoverzicht en koppelingen naar facturen en terugkerende diensten.

Typische workflow

1. Open in het hoofdmenu de module Tickets.
2. Gebruik de filters of het zoekveld om tickets van een specifieke klant of met een bepaalde status te vinden.
3. Klik op Nieuw ticket om een nieuw supportticket aan te maken en vul onderwerp, klant en eventueel gekoppelde factuur/dienst in.
4. Klik op een ticketkaart om de details te openen, status te wijzigen en een reactie toe te voegen.
5. Sluit tickets als de vraag is afgehandeld, zodat het board overzichtelijk blijft.

Handige tips & aandachtspunten

• Gebruik de status Wacht op klant zodra jij hebt geantwoord en wacht op reactie van de klant.
• Gebruik de prioriteit Urgent alleen voor echt spoedeisende meldingen, zodat het overzicht bruikbaar blijft.
• Koppel waar mogelijk een factuur of terugkerende dienst aan het ticket, zodat je later snel de financiële context ziet.
• Houd gesloten tickets gesloten; maak liever een nieuw ticket aan bij een nieuwe vraag over hetzelfde onderwerp.

Extra onderdelen in het ticketsboard

• Boven het board kun je filteren op status, prioriteit, klant en een vrije zoektekst om snel de juiste tickets te vinden.
• De kolommen geven de ticketstatus weer (bijvoorbeeld Open, In behandeling, Wacht op klant en Gesloten). Door een kaart te verslepen wijzig je de status.
• Afhankelijk van je instellingen kunnen tickets met een verlopen wacht- of reactietermijn visueel worden gemarkeerd (bijvoorbeeld door kleur of icoon).

Detailweergave van een ticket

• In de detailweergave zie je onderwerp, klant, prioriteit, status, gekoppelde facturen/diensten en eventuele interne notities.
• Onder de samenvatting staat een berichtenoverzicht waarin je alle communicatie rondom het ticket ziet, inclusief datum, afzender en inhoud.
• Via het antwoordveld kun je reageren naar de klant of een interne notitie toevoegen (afhankelijk van de rollen en instellingen).

Hoe tickets samenhangen met andere modules

• Tickets zijn gekoppeld aan klanten uit de klantenmodule, zodat je per klant een volledig overzicht van supportvragen en historie hebt.
• Je kunt tickets koppelen aan facturen en terugkerende diensten om snel de financiële context en eventuele contractafspraken te zien.
• Belangrijke acties op tickets (zoals statuswijzigingen of sluiten) kunnen ook terugkomen in de logmodule voor audit en controle.

Overzichten voor je accountant en export.

Overzicht & doel van de boekhoudmodule

De boekhoudmodule geeft een overzicht van grootboekrekeningen, journaalmutaties en saldi op basis van je facturen en inkoopfacturen. Dit is bedoeld als hulpmiddel voor jou en je accountant.

Let op: de gegevens zijn een berekening op basis van ingevoerde data. Gebruik deze module als indicatie en niet als formele leidraad voor aangiftes zonder controle door een boekhouder of accountant.

Belangrijkste onderdelen

• Filterbalk om boekjaar, dagboek, rekening en datumbereik te kiezen.
• Overzicht van grootboekrekeningen met openingssaldo, debet, credit en eindsaldo.
• Detailweergave met journaalmutaties per rekening en link naar achterliggende facturen.
• Beheer van grootboekrekeningen, inclusief toevoegen, wijzigen en (indien mogelijk) verwijderen.
• Acties om bestaande verkoop- en inkoopfacturen automatisch in de boekhouding te boeken.
• Paginering en keuze hoeveel regels per pagina worden getoond in grootboek- en journaaloverzichten.
• Grafieken voor verdeling per grootboekcategorie en toprekeningen op basis van beweging in de geselecteerde periode.
• Export van journaalmutaties naar CSV of een uitgebreide Excel-export voor verdere analyse.

Typische workflow: periode en filters instellen

1. Kies het boekjaar waarvoor je de cijfers wilt bekijken.
2. Beperk indien nodig tot een specifiek dagboek (bijvoorbeeld verkoop, inkoop of memoriaal).
3. Selecteer desgewenst een specifieke grootboekrekening of laat dit leeg voor een totaaloverzicht.
4. Stel Van datum en Tot en met in en klik op Vernieuwen.

Typische workflow: grootboekrekeningen beheren

1. Open het grootboekoverzicht en klik op Nieuwe grootboekrekening.
2. Vul rekeningnummer, omschrijving, categorie en openingssaldo in.
3. Geef aan of het een balans- of resultatenrekening is.
4. Sla op; de rekening kan nu gebruikt worden bij boekingen.

Typische workflow: bestaande facturen boeken

1. Gebruik de actie Bestaande facturen boeken om verzonden/betaalde facturen te boeken.
2. Gebruik de actie Bestaande inkoopfacturen boeken voor al betaalde inkoopfacturen.
3. Wacht tot de verwerking is afgerond en controleer vervolgens de saldi per rekening.

Typische workflow: journaal exporteren

1. Gebruik de filters bovenaan om periode, dagboek en eventueel rekening te kiezen.
2. Klik op Exporteren (CSV) om een compacte export van de zichtbare journaalregels te maken.
3. Gebruik Exporteren (Excel compleet) als je een uitgebreid bestand nodig hebt voor je accountant of verdere analyse.
4. Open het bestand in je spreadsheetprogramma om te filteren, sorteren of te delen met je accountant.

Typische workflow: journaalregel corrigeren

1. Zoek in het journaal de regel die op de verkeerde rekening staat.
2. Open de actie voor journaalcorrectie en bekijk de originele regel.
3. Kies de juiste grootboekrekening en vul het te corrigeren bedrag in (maximaal gelijk aan het oorspronkelijke bedrag).
4. Boek de correctie en controleer of de saldi op de betrokken rekeningen kloppen.

Handige tips & aandachtspunten

• Stem de inrichting van grootboekrekeningen af met je accountant voordat je actief gaat boeken.
• Gebruik de module om trends en afwijkingen te zien, maar laat officiële rapportages controleren door een professional.
• Boek periodiek bestaande facturen om grote achterstanden in de administratie te voorkomen.
• Verwijder grootboekrekeningen alleen als er geen journaalregels aan gekoppeld zijn, zodat de historie intact blijft.
• Gebruik de grafieken om snel te zien welke categorieën of rekeningen het meeste bewegen in een periode.

Btw-aangifte voorbereiden

• Gebruik de filters om precies de periode te kiezen die overeenkomt met je btw-tijdvak (bijvoorbeeld kwartaal of maand).
• Controleer omzetrekeningen en btw-rekeningen (te betalen / te vorderen) op opvallende uitschieters of ontbrekende boekingen.
• Maak indien nodig een export van het journaal en stuur deze naar je accountant voor een laatste controle.

Periode afsluiten

• Controleer eerst of alle verkoop- en inkoopfacturen voor de periode geboekt en betaald zijn.
• Loop de belangrijkste balansrekeningen langs (bank, kas, debiteuren, crediteuren) en vergelijk ze met externe overzichten.
• Laat de daadwerkelijke periode-afsluiting (bijvoorbeeld jaarafsluiting) uitvoeren en boeken door je accountant.

Overzicht van de vertaalmodule.

Overzicht van de vertaalmodule

De vertaalmodule beheert alle taalbestanden voor de applicatie, het klantportaal en de nieuwe help-omgeving. Hiermee kun je teksten per taal aanpassen zonder de PHP- of JS-bronbestanden handmatig te wijzigen.

Belangrijkste onderdelen

• Overzicht van beschikbare talen (bijvoorbeeld Nederlands, Engels, Portugees).
• Lijst van vertaalbestanden per module (bijvoorbeeld languages/nl/*.php en JS-helpvertalingen).
• Editor om individuele sleutels te zoeken en de tekst per taal aan te passen.
• Mogelijkheid om ontbrekende sleutels te signaleren en nieuwe entries toe te voegen.

Typische workflow

1. Open de vertaalmodule en kies bovenin de taal die je wilt bewerken.
2. Zoek op sleutelnaam of op (deel van) de huidige tekst om de juiste regel te vinden.
3. Pas de vertaling aan en sla deze op; de wijziging wordt direct gebruikt in de gekoppelde module.
4. Controleer in de applicatie of de tekst op de juiste plek en in de juiste context wordt getoond.

Handige tips & veelgemaakte fouten

• Wijzig sleutel-namen (bijvoorbeeld module.clients.heading.main) alleen als je precies weet wat je doet; anders breek je bestaande verwijzingen.
• Gebruik duidelijke, consistente termen zodat gebruikers overal dezelfde benamingen zien.
• Controleer speciale tekens (aanhalingstekens, HTML-tags) zodat deze correct worden weergegeven in de UI.

Samenhang met andere onderdelen

• De PHP-taalbestanden staan in de map languages/<taal>/ en worden gebruikt in de backend en modules.
• De JS-helpvertalingen staan in new_help/assets/js/*_translations.js en vullen de teksten voor de nieuwe help-omgeving.
• Ook het klantportaal gebruikt deze vertalingen, zodat klanten de interface in hun eigen taal kunnen zien.

Bedrijfsgegevens, mailinstellingen en factuurlogica.

Overzicht & doel van de instellingenmodule

In de instellingenmodule beheer je alle belangrijke configuratie van je omgeving: bedrijfsgegevens, mailinstellingen, klantenportaal, factuurlogica, BTW-tarieven, kortingen en automatisering.

Belangrijkste onderdelen

• Tabblad Bedrijf: bedrijfsnaam, adres, contactgegevens en gegevens voor op facturen.
• Tabblad Mail: SMTP-instellingen, afzenderadressen en testmogelijkheden.
• Tabblad Klantenportaal: instellingen voor het klantpaneel, logo’s en toegangsopties.
• Tabblad Facturen & termijnen: standaard vervaltermijnen, nummering en factuurteksten.
• Tabblad BTW & korting: BTW-tarieven en staffelkortingen voor langere factuurperiodes.
• Tabblad Automatisering: automatische mailopties en cron-instellingen.

Typische workflow: bedrijfsgegevens instellen

1. Open het tabblad Bedrijf.
2. Vul bedrijfsnaam, adres, contactgegevens en e-mailadres in.
3. Voeg BTW- en KvK-nummer toe als deze op facturen moeten verschijnen.
4. Sla de instellingen op; nieuwe facturen gebruiken deze gegevens automatisch.

Typische workflow: mail (SMTP) instellen

1. Open het tabblad Mail.
2. Vul SMTP-server, poort, gebruikersnaam en wachtwoord in volgens de gegevens van je mailprovider.
3. Stel afzendernaam en e-mailadres in zoals deze bij klanten zichtbaar mogen zijn.
4. Gebruik de testfunctie (indien aanwezig) om te controleren of e-mail succesvol verzonden kan worden.

Typische workflow: factuurlogica en termijnen

1. Open het tabblad Facturen & termijnen.
2. Stel standaard vervaltermijn in (bijvoorbeeld 14 of 30 dagen).
3. Configureer standaardteksten voor facturen, bijvoorbeeld betaalinstructies of algemene voorwaarden.
4. Sla de instellingen op zodat nieuwe facturen automatisch de juiste termijnen en teksten gebruiken.

Typische workflow: automatisering & cron

1. Open het tabblad Automatisering.
2. Schakel automatische mail bij verzenden van facturen in als dit gewenst is.
3. Vul cron key, logbestand en logniveau in volgens de instructies van je hostingomgeving.
4. Configureer de cronjob op de server zodat terugkerende taken (zoals het mailen van facturen) automatisch worden uitgevoerd.

Handige tips & aandachtspunten

• Pas instellingen bij voorkeur buiten kantoortijden aan om verstoringen voor gebruikers te beperken.
• Stem BTW- en kortingsinstellingen af met je accountant zodat facturen fiscaal correct zijn.
• Test mailinstellingen altijd voordat je live facturen naar klanten stuurt.

Rapporteer een bug of fout in het systeem.

Inzicht in wie wat gedaan heeft in het systeem.

Overzicht & doel van de logmodule

De logmodule geeft inzicht in wie wat heeft gedaan in het systeem. Je ziet aanmeldingen, wijzigingen, fouten en andere belangrijke gebeurtenissen. Dit helpt bij controle, audit en troubleshooting.

Belangrijkste onderdelen

• Overzichtstabel met tijdstip, gebruiker, entiteit (bijvoorbeeld factuur of klant), actie en bericht.
• Filters op tekst, actietype (create/update/delete/login/logout/error) en datumbereik.
• Mogelijkheid om resultaten als CSV te exporteren voor verdere analyse.
• Detailmodal met uitgebreide informatie, inclusief oude en nieuwe waarden, request-gegevens en serverinformatie.

Typische workflow: specifieke actie terugzoeken

1. Gebruik het zoekveld om te filteren op bijvoorbeeld factuurnummer, klantnaam of gebruikersnaam.
2. Beperk indien nodig op actietype, bijvoorbeeld alleen wijzigingen of alleen logins.
3. Stel een datumbereik in om de hoeveelheid resultaten te beperken.
4. Klik op een logregel om de detailmodal te openen en alle context te bekijken.

Typische workflow: logs exporteren

1. Filter eerst op de periode en het type acties die je wilt analyseren.
2. Klik op Export CSV om het exportvenster te openen.
3. Kies hoeveel regels je wilt exporteren (bijvoorbeeld de laatste 100 of alle gevonden logs).
4. Start de export en open het CSV-bestand in een spreadsheetprogramma voor verdere analyse.

Handige tips & aandachtspunten

• Gebruik de logmodule bij vragen als “wie heeft dit aangepast?” of “wanneer is deze factuur verzonden?”.
• Combineer filters op gebruiker, periode en entiteit om snel tot de juiste logregels te komen.
• Exporteer logs periodiek als je uitgebreide analyses of audits wilt uitvoeren.

In enkele stappen van lege installatie naar eerste factuur.

Doel van deze quickstart

Deze pagina helpt je om in een paar stappen van een lege installatie naar de eerste verstuurde factuur te gaan. De uitleg hieronder verwijst steeds naar de relevante modules in het hoofdmenu.

Stappenplan: in 30 minuten live

1. Instellingen invullen — Ga naar Instellingen en vul je bedrijfsgegevens, logo, standaard BTW en betaaltermijn in. Controleer ook de mailinstellingen (SMTP) zodat facturen per e-mail verzonden kunnen worden.
2. Gebruikers aanmaken — Maak voor iedere collega een eigen login aan in de module Gebruikers. Kies per persoon de juiste rol (admin of user).
3. Producten en categorieën toevoegen — Voeg in Producten & diensten de belangrijkste producten/abonnementen toe. Richt zo nodig product- en verkoopcategorieën in.
4. Eerste klanten invoeren — Leg in de module Klanten een aantal klanten vast waarvoor je direct gaat factureren. Vul minimaal bedrijfsnaam, e-mail en factuuradres in.
5. Eerste factuur maken — Gebruik de module Facturen & proforma om een proforma of definitieve factuur op te stellen. Voeg regels toe vanuit je producten of als vrije tekst.
6. Factuur verzenden en controleren — Verstuur de factuur per e-mail vanuit de factuurdetail-modal en controleer in de module Logs of de actie netjes is geregistreerd.

Praktische tips voor de eerste weken

• Begin klein: richt eerst een paar producten en klanten in en test het proces met eigen gegevens voordat je alle historische data invoert.
• Gebruik duidelijke omschrijvingen en e-mailsjablonen zodat klanten jouw facturen meteen herkennen.
• Kijk regelmatig op het dashboard om te zien hoeveel facturen openstaan en of er achterstallige facturen zijn.
• Overleg eventueel met je accountant hoe je de boekhoudingmodule en exports het beste kunt gebruiken voor btw-aangifte en jaarrekening.

Hoe nu verder?

Als de basis staat (instellingen, gebruikers, producten, klanten en de eerste facturen), kun je de overige modules stap voor stap in gebruik nemen: projecten, inkoopfacturen en de boekhoudingoverzichten. Gebruik hiervoor de afzonderlijke helppagina's per module in deze handleiding.

Bescheiden vooruitblik op toekomstige uitbreidingen.

Wat er nog gaat komen

Deze pagina geeft een bescheiden vooruitblik op een aantal verbeteringen die voor Speedy Invoice op de planning staan. De exacte planning kan nog wijzigen, maar dit geeft een beeld van de richting.

E-mailsjablonen in meerdere talen

• Ondersteuning om e-mailsjablonen (zoals factuur- en herinneringsmails) per taal te beheren.
• Mogelijkheid om per klanttaal automatisch het juiste e-mailsjabloon te gebruiken.

Functies verder verfijnen

• Kleine verbeteringen in bestaande schermen om sneller te kunnen werken (minder klikken, duidelijkere knoppen).
• Betere koppeling tussen modules, zodat informatie maar één keer ingevoerd hoeft te worden.

Meer ERP- en SaaS-functies

• Uitbreidingen rondom abonnementen en terugkerende facturen, zodat SaaS- en servicebedrijven beter ondersteund worden.
• Extra rapportages en overzichten die helpen om omzet, abonnementen en projecten beter te volgen.

Heb je specifieke wensen of ideeën? Gebruik dan de bug- en feedbackmodule om ze door te geven, zodat toekomstige uitbreidingen zo goed mogelijk aansluiten op de praktijk.